A Mensagem de Voz é um sistema computadorizado que funciona como uma caixa postal eletrônica, que grava recados de voz de todas as ligações não atendidas. Apesar das diferentes características modernas disponíveis hoje em dia, é preciso notar que o correio de voz está longe de ser uma novidade. É um recurso que, atualmente, já é considerado antigo, mas extremamente importante, pois possibilita que seu cliente seja sempre ouvido, quer você atenda o telefone ou não.
Mas a grande diferença está na funcionalidade da Mensagem de Voz dentro do mercado corporativo.
Existem muitas configurações que podem ser ajustadas ao habilitar o correio de voz, como a gravação da mensagem que a pessoa ouve ao ligar, opções para escutar as mensagens gravadas, transferência para outro ramal, e muito mais. Mas ao utilizar uma Mensagem de Voz para automatizar o atendimento na sua empresa, é possível fazer o envio de uma mensagem por ligação já com uma mensagem gravada que pode apresentar um conteúdo simples, em que a pessoa apenas escuta e desliga.
A maioria das pessoas está acostumada a desligar antes mesmo de ouvir a mensagem inteira da secretária eletrônica. E a Mensagem de Voz será a forma mais efetiva de enviar uma mensagem clara e objetiva para seus clientes. Além disso, é possível integrar com o seu sistema.
Deixamos aqui algumas regrinhas básicas que consideramos importantes ao ter o produto de Mensagem de Voz:
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- Utilize mensagens claras e objetivas
É necessário que a mensagem dele não só seja ouvida, mas que também chegue ao destino final com as informações certas. Por isso a necessidade de uma mensagem clara e objetiva.
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- Seguir detalhes importantes na criação da mensagem
Amigável – para transparecer no tom de voz e nas frases utilizadas, convidando a pessoa que ligou a deixar um recado de forma simpática;
Tom de voz convidativo – o que pode ajudar na hora de receber a mensagem de voz;
Citar o nome da empresa – para evitar enganos;
A Mensagem de Voz pode atrair seus clientes positivamente e levar uma comunicação clara e objetiva para onde você escolher.